Qu'est-ce qu'une lettre de relance et comment la rédiger ?

La gestion comptable et administrative, est une tâche importante pour les entreprises. Elle est notamment utile, pour traiter les différentes factures, leur règlement, leur archivage.. Mais alors, comment faire lorsqu'un client ne paye pas ? à quoi correspond une lettre de relance facture ? Nous vous proposons de découvrir les solutions dans notre article.

Le principe du règlement à l'amiable

Les entreprises sont confrontées à des retards de paiement très régulièrement. Si, vous faites face à cette situation, vous devez tenter faire les choses dans les règles et avec calme, pour espérer obtenir la régularisation des impayés. Pour cela, il est plus prudent d'opter au préalable, pour un règlement à l'amiable.

Pourquoi proposer de régler les impayés à l'amiable ?

Avant de vous lancer dans des poursuites complexes (et parfois coûteuses) il est judicieux de contacter le client qui ne vous paye pas. Et ce, pour lui proposer de trouver une solution avec lui, pour lui permettre de payer son dû. Dans un premier temps, vous pouvez échanger par email ou téléphone avec lui, pour l'interroger sur la situation qui engendre le défaut de paiement. Si, vous ne parvenez à le joindre ou que la discussion n'aboutit pas, vous pourrez alors songer à envoyer une lettre de relance.

Le rôle de la lettre de relance

La lettre de relance facture, est un courrier envoyé par l'entreprise (créancier) à son client dans une situation d'impayés (débiteur). Le but de cette lettre est de débuter une procédure de recouvrement à l'amiable, pour solutionner le problème.
Il s'agit d'un moyen plus formel, de mettre le débiteur face à ses obligations et de conserver une trace écrite, des échanges menés pour la conciliation. Ces éléments pourront &être utiles par la suite, si vous en venez à débuter une procédure plus poussée.

Une fois que vous avez envoyé une lettre de relance à votre client, vous devez patienter quelques jours pour voir si celui-ci répond. S'il entre en contact avec vous, vous pouvez donc discuter et échanger sur d'éventuelles solutions.
Si, malgré le courrier, il ne répond toujours pas, vous pourrez lui soumettre une seconde lettre de relance. Dans le cas où elle resterait encore une fois, sans réponse, il vous faudra passer à l'étape suivante de la procédure : la mise en demeure. Cette dernière est la dernière étape avant d'entamer un recours judiciaire.

La forme d'une lettre de relance

Pour concevoir une lettre de relance en bonne et due forme, vous pouvez vous baser sur un modèle de lettre comme le propose Rubypayeur.

Concrètement, il n'y a pas d'obligations en matière de rédaction de courrier, mais il est cependant bon de respecter quelques usages :

• Dans la partie en haut à gauche : renseignez les informations sur votre entreprise au titre de créancier (nom de l'entreprise, adresse complète, téléphone..).
• Dans la partie en haut à droite : indiquez les informations relatives à votre client, le débiteur (nom, adresse..).
• Pour débuter votre courrier, mentionner le lieu et la date de rédaction. Si vous l'envoyer par recommandé avec accusé de réception, faites-en mention en objet du courrier.
• Dans le corps du texte, donnez toutes les informations liées à la créance : la date d'émission de la facture son objet, son montant, la date d'échéance..
• à la fin de votre courrier, indiquez votre nom, prénom et votre signature.

M&ême si les impayés sont toujours des situations irritantes et parfois très problématiques, la lettre de relance n'est pas un outil pour vous en prendre à votre client. Il s'agit d'un moyen d'entrer en contact et de l'informer officiellement de la situation. Vous devez prendre soin de rester courtois et professionnel et d'exposer simplement et clairement, les faits. 

à qui demander de l'aide pour gérer ses impayés ?

Bien sûr, tout le monde n'est pas très à l'aise avec la rédaction, l'administratif et les réglementations en matière de recouvrement. Si c'est votre cas, sachez que vous avez la possibilité de bénéficier d'un accompagnement spécifique, de la part d'un cabinet de recouvrement comme Rubypayeur. Cet interlocuteur vous aidera à poser comprendre le cadre légal de votre situation, vous accompagnera dans la rédaction de votre lettre de relance et pourra vous aiguiller pour engager des poursuites plus poussées, si nécessaire. Plus d'informations sur ce site.